gepostet am 17. August 2015 von Kai Sievers  

Agenturen suchen ab einer gewissen Unternehmensgröße Möglichkeiten, die eigene Organisation besser steuern zu können. Liegt es an der schieren Anzahl von Projekten oder der Komplexität von unterschiedlichen Gewerken in einer Agentur, letztlich erhoffen sich Agenturen einen besseren Überblick über Projekte, Aufträge und die daraus entstehenden Informationen.

Aus der Beratungssicht gibt es zwei Nutzen einer Software:

• Die Fähigkeit einer Organisation, Informationen und Abläufe so effizient und effektiv zu gestalten, dass der Erfolg im laufenden Geschäft gewährleistet wird.
• Informationen aus den laufenden Aufträgen zu interpretieren, dass Planungsaussagen für die Gestaltung des zukünftigen Geschäfts getroffen werden können.

Der Zeitpunkt kommt und man ist bereit die Insel(-Lösungen) zu verlassen:

Separate Excel-Listen für Projektmanagement, Zeitbuchung, Kalkulation und Controlling sind Ballast und werden über Bord geworfen. Willkommen am Steuer, Agentursoftware!

Knifflig ist es schon, das passende Tool zur wirtschaftlichen Betrachtung des täglichen Workflows zu finden. Zunächst sollte das Ziel definiert werden – wohin geht die Reise? Agentursoftware ist ein wahres Multifunktionstool zur professionellen Steuerung: Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe erhalten eine bewertbare Struktur, schonen Ressourcen sowie Kosten und erleichtern in allererster Linie den Arbeitsalltag.

Der Markt an professioneller Agentursoftware bietet viel und die Auswahl ist groß:

Derzeit gibt es zirka 70 Anbieter für AG-Software. Hinzu kommt noch der Vertrieb für spezialisierte Softwarelösungen. Genauer unter die Lupe genommen wurden „Big Player“ wie Quotec (quojob), ConAktiv, Troi, Proad  und Because (easyJOB).

Im Interview für fuenfplus gaben sie einen Einblick in die Branche:

Welche Gründe führen Kunden am häufigsten an, wenn es um die Einführung einer neuen Agentursoftware geht?

Für Quotec sind die „Gründe für das Suchen nach einer Agentursoftware so vielschichtig wie die Anforderungsprofile der einzelnen Agenturen. Zusammenfassend kann man sagen, dass ein ganzheitlicher Workflow in einem System für die meisten Kunden das Hauptargument ist. Die Agenturen arbeiten mit vielen kleinen Insel-Lösungen, welche den täglichen Arbeitsablauf eher ausbremsen. So gehen wichtige Informationen verloren oder komplexe Aufgabenstellungen lassen sich nur schlecht oder gar nicht abbilden.“

Conaktiv erklärt, viele Neukunden berichten über Defizite bereits vorhandener Software: „Die eingesetzte Lösung ist in die Jahre gekommen und wird nicht mehr gepflegt. Es fehlt eine intuitive Bedienung.“ Zudem haben die Insel-Lösungen überhand genommen und die dadurch bedingte Fehleranfälligkeit verschwendet betriebliche Ressourcen, oder die Templates für die einzelnen Arbeitsschritte werden suboptimal durch die Mitarbeiter genutzt. Insgesamt „funktioniere auch die interne Kommunikation nicht.“

Troi kann das nur bestätigen. Der fehlende Überblick macht den Agenturen zu schaffen. „Wenn eine neue Software ins Spiel kommt, handelt es sich meistens um die Ablöse eines Altsystems und unterschiedliche Tools sollen zusammengeführt werden.“

Genau das richtige Stichwort für Proad. Das bunte Gemisch an Insel-Lösungen verursacht zusätzlich eine „Arbeitsüberlastung“. Hinzukommen die Wünsche „nach werthaltigen KPI’s und mehr Transparenz“.

Because der Anbieter von easyJOB sieht das ähnlich, gerade wenn es um die Transparenz geht: „Der Wunsch nach Struktur und Transparenz (über Kosten, Aufwand, Erträge DB I/II) ist eindeutig bei den Kunden vorhanden.“ Gewünscht ist ein passendes Führungsinstrument für das Projektmanagement. Das führe zur Entlastung von repetitiven Aufgaben und vereinheitliche Prozesse. Also „weg vom Sammelsurium und jeder macht es auf seine Art“.

Ergeben die Folgegespräche mit den Kunden noch weitere, vielleicht sogar ganz andere Nutzen, welche die Einführung einer Agentursoftware sinnvoll erscheinen lassen?

„Mitarbeitermotivation!“, kommt es da direkt von Proad. Verbesserte Abläufe intern generieren eine bessere Außenwirkung. Die dazugewonnene Professionalität und Effizienz werden als wichtige Merkmale in der Geschäftswelt wahrgenommen.

Conaktiv ergänzt „die Zeit kann nun sinnvoller genutzt werden, z.B. für die Neukundengewinnung. Und außerdem „erfüllt die Software die Aufgaben der Prozessdokumentation“ und vereinfacht damit das Controlling.

Nicht zu vergessen „das gesteuerte Wachstum“, ergänzt Troi. Und Because schiebt hinterher, die AG-Software verfügt quasi über Führungsqualitäten zur Unternehmenssteuerung:„Mit Hilfe der Software lassen sich früh Warnsignale erkennen und rechtzeitig Gegenmaßnahmen einleiten.“

Zudem erfährt Quotec in den Folgegesprächen sehr oft, „dass die Aufbau- und Ablauforganisation der Agentur ebenfalls reorganisiert wird, um weitere Optimierungen innerhalb der Teams anzustoßen“. Deshalb ist es nützlich und sinnvoll diese Vorgänge bereits in der Schulungsphase zu analysieren und im Zuge der Implementierung zu beachten.

Gibt es Rückmeldungen der Kundschaft, wie sich die Softwarelösung mittel- und langfristig auf das Agenturmanagement ausgewirkt hat?

Ein positives Feedback bestätigt die Produkt-Anbieter in ihrer Arbeit. Das sieht auch easyJOB so und ergänzt: „Die Art der Rückmeldung ist stark abhängig vom Know-how-Level der Agentur (Ausbildung, strukturelle und organisatorische Skills). In einigen Fällen unterschätzen die Auftraggeber, dass die Software nur dann Ergebnisse und Unterstützung bieten kann, wenn die Daten auch durch die Mitarbeiter eingepflegt wurden. Die meisten Kunden wachsen mit der Software.“

Gesicherte und automatisierte Unternehmensprozesse bringen die „Unabhängigkeit von der Anwesenheit einzelner Mitarbeiter“, weiß Conaktiv seitens der Kundschaft zu berichten. In Phasen mit hohem Urlaubsaufkommen oder bei Krankheitsfällen ein Vorteil für das ganze Projektteam: „Die Betriebsdaten stehen sofort zur Verfügung“.

Der Finanzstatus verbessert sich durch den Einsatz der Software, ist das einhellige Feedback. Troi hörte schon von bis zu „50 Prozent Zeiteinsparung“ und „einer Umsatzsteigerung im 5 bis 6stelligen Bereich.“ Selbstverständlich sollte man solche Zahlen immer im richtigen Kontext betrachten. De facto summen jedoch alle Kundenstimmen das Lied einer gesteigerten Rentabilität. Vielleicht das Ergebnis „durch die Nutzung von neuen Möglichkeiten, die die Software bietet. Zum Beispiel eine Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung und ein einfach zu handhabendes, umfangreiches Controlling.“, unterstreicht quojob.

Was sind – aus Anbietersicht – die Erfolgsfaktoren für eine gelungene Einführung der Agentursoftware?

Das sind grundsätzliche Faktoren, die dennoch nicht für jede Agentur selbstverständlich sind. Proad bezeichnet die „Integration des Managements in den Einführungsprozess, eine ausreichende Schulungs- und Beratungskompetenz, exzellente Partner im Supportbereich und die für den Kunden optimale Softwarelösung“ als stabile Säulen.

easyJOB ergänzt diese Aussage: „Wichtig ist die vorhandene Beratungserfahrung beim SW-Hersteller, sowie seitens der Agenturen die Bereitschaft, sich in den ersten Wochen auch Zeit zu nehmen für das implementierte System.“

„Dazu ist es wichtig, dass die Abläufe genau beleuchtet werden und wir, als externe Berater, diese verstehen.“, meint quojob. „So können wir gewährleisten, dass alle relevanten Agenturabläufe auch im neuen System abgebildet werden.“

Weitere wichtige Faktoren sind „die Skalierbarkeit, ein hoher Funktionsumfang sowie ein hoher Grad an individuellen Einstellungsmöglichkeiten“, fügt Conaktiv an.

Welche Hürden spüren Sie bei der Einführung einer neuen Lösung in den Unternehmen auf?

In diesem Punkt herrscht eine große Einigkeit bei Conaktiv, Troi und Proad. Oder wie formuliert es Quotec so provokativ: „Die Hürde ist nicht die Technik, sondern der Mensch!“ Das ist verständlich, immerhin werden mit der Einführung einer Agentursoftware viele Dinge im Arbeitsalltag auf den Kopf gestellt. Alte Strukturen werden aufgeweicht, an den wichtigen Stellen wieder geschärft und es herrscht mehr Transparenz. Leider wird gerade diese effiziente Transparenz von den Mitarbeitern als Kontroll-Element eingestuft. Schulungen und die entscheidenden Informationen nehmen diese Angst schon im Vorfeld. Spätestens wenn sich die Prozessabläufe als Erfolg auf der ganzen Linie herausstellen, sehen die Mitarbeiter die positiven Effekte.

Hinzu kommt auch das interne Zeitmanagement innerhalb der Agenturen. Immer wieder stehen Kundenprojekte im Vordergrund und blockieren Zeit. Zeit, die man eigentlich für die Auseinandersetzung mit den angebotenen Softwarelösungen benötigt. Because hält darauf ein schlagfertiges Zitat parat: „Ich müsste dringend meine Säge schleifen, aber ich habe keine Zeit, da ich sägen muss!“

Sind bei der Einführung einer Software vergleichbare Faktoren erkennbar, die bei größeren Change Prozessen spürbar sind?

„Die Einführung einer neuen Agentursoftware ist ein internes Projekt und als solches darf es auch behandelt werden.”, sinniert Quotec. Ein individueller Fahrplan hilft bei der Integration – immerhin kommen bei der Einführung der Software vielfältige und anspruchsvolle Anforderungen auf die Anbieter zu. „Die Kommunikationsbranche ist eine sehr lebendige und niveauvolle Zielgruppe. Das macht unsere Aufgaben bei der Einführung der Software spannend.“, freut sich Quotec.

Troi schlägt kritische Töne an und sieht auch die Kunden in der Pflicht, ihre Mitarbeiter für das Thema Agentursoftware zu sensibilisieren: „Prozesse werden nicht akzeptiert und gelebt. Zudem werden Vorbehalte aufgebaut und somit das Potenzial der SW nicht genutzt. Das führt schlussendlich zu mangelnder Kommunikation zwischen Kernteam und Belegschaft. Fehlinformationen sind die Folge.“

Für welche Unternehmen, neben klassischen Werbeagenturen oder Marketingabteilungen würden Sie eine Agentursoftware noch empfehlen?

Laut Troi, Conaktiv, Proad, Because und Quotec ist die AG-Software für sehr unterschiedliche Zielgruppen relevant. Sie ist nicht nur in der Kreativwirtschaft ein nützliches Tool. Die Softwarelösung kann eigentlich für jedes projektorientierte Unternehmen von Nutzen sein.

Agentursoftware im Einsatz für (Beispiele aus der Referenzliste der Anbieter):

• Agenturen
  • Werbeagentur
  • Media Agentur
  • Event-Agentur
  • PR-Agentur
  • Design Agentur
  • Multimedia Agentur
• Verlage
• IT-Unternehmen
• Consulting Unternehmen
• Architektenbüro
• Planungsbüro
• Unternehmensberatungen

Entscheidung für die passende Agentursoftware

Unbedingt einplanen: Zeit!

Für die Auswahl der richtigen Agentursoftware sollte man vorab genügend Spielraum einkalkulieren. Mitunter kann es ein paar Monate dauern bis der Überblick steht und verschiedene Szenarien bzw. Softwarelösungen durchgespielt sind. In der Regel begleiten die Anbieter diesen Prozess ausführlich und nehmen ihre potentiellen Neukunden vorsorglich „an die Hand“. Erste Eindrücke erhält man beispielsweise dank Demoversionen und Life-Meetings. Die Basis der Agentursoftware setzt auf unterschiedliche Technikansätze und die Produkte sind für diverse Betriebssysteme (Windows, Linux, Android usw.) konzipiert. Manche Systeme bleiben auf dem hauseigenen Server, andere hingegen in der Cloud respektive auf dem Server der Anbieter. Letzteres ist ein Pluspunkt wenn es um den Zugriff (praktisch von überall) und eine fixe Supportleistungen (Updates, Fehlerbehebung) geht.

Feel good – Look und Usability der Agentursoftware

Die Anforderungen im Agenturalltag setzen eine gewisse Flexibilität voraus. Projekte können sich durch die Ansprüche der einzelnen Kunden schnell ändern. Und hier trennt sich bei der Software die „Spreu vom Weizen“. Wie flexibel gestaltet sich im Praxiseinsatz die Anpassung der Agentursoftware? Ein Vorab-Check beim jeweiligen Anbieter vermeidet Enttäuschungen und womöglich unnötige Investitionskosten.

Typische Features einer Agentursoftware sind:

• Projektverwaltung
• Kunden- und Adressverwaltung
• Angebotsverwaltung
• Rechnungserstellung
• Personalverwaltung
• Accounteinstellungen/persönliches Profil
• Einsatzplanung

Eine teure Lösung die alle Prozesse abbildet hat sowohl Vor- als auch Nachteile. Wer seine Priorität auf die Anschaffungskosten legt, schreckt im ersten Moment zurück. Das angebotene (große) Feature-Set birgt jedoch ein enormes Potential. Die Einstellungen lassen sich flexibel an die jeweiligen Bedürfnisse anpassen.

Die intuitive Bedienbarkeit des Systems ist für die Anwender sehr wichtig. Die Software soll Arbeit einsparen und keinen zusätzlichen Aufwand hervorzaubern. Eine klare Navigation, Shortcuts und Quickinfos sind „nice to have“ und erleichtern die ersten Arbeitsschritte im neuen System ungemein.

Wichtige Überlegungen auf der Suche nach der richtigen Agentursoftware:

• Angebotstyp: Handelt es sich um ein lokales oder browser- beziehungsweise webbasiertes Angebot? Passt die Technik zum Betriebssystem? Ist der Zugriff auch über mobile Device möglich?

• Bedürfnisse: Wie groß ist die eigene Agentur? Welche Ansprüche werden an die Softwarelösung gestellt? Reicht eine kostengünstige Basis-Software aus?

• Feature: Welchen Funktionsumfang soll die Software anbieten?

• Finanzen: Wie hoch sind die Anschaffungskosten für die Agentursoftware? Kann man Module mieten? Abo-Abrechnung jährlich oder monatlich? Kann man das Agenturssoftware-Produkt kaufen? Welche Folgekosten entstehen (z.B. neue Module/Features, Support, Individualisierung/Anpassung CI)?

• Support: Welche Kontaktmöglichkeiten zu welchen Uhrzeiten hat der User im Problemfall?

• Schulungen: Wie groß ist der Betreuungsumfang der Online-Sessions und Webinare zur Einführung der neuen Agentursoftware? Und danach?

Ganz wichtig: der Support

Eine gute Agentursoftware glänzt zusätzlich durch potentielle Anwenderfreundlichkeit und ein optimal aufgestelltes Support-Team. Schließlich ist nichts ärgerlicher, als eine Unterbrechung des Workflows durch technische Fallstricke. Der Software-User sollte nicht erst ein IT-Studium als Datenbankspezialist absolvieren müssen. Als durchaus wertvoll kann sich ein Support ohne Zeitlimit und Folgekosten erweisen.

Fazit

Es ist ein bisschen wie in einer Ehe: Kunde und Anbieter für Agentursoftware gehen oftmals eine langjährige Partnerschaft ein. Und dann heißt es „in guten wie in schlechten Zeiten“. Wie stabil diese Bindung ist, zeigt sich anhand gemeinsam gemeisterter Hürden. Steht die Zufriedenheit im Vordergrund ist das umso besser für die Weiterentwicklung. So kommt man garantiert bis zur Goldenen Hochzeit.